Langkah 3: Membina Graf Prestasi Diri - Tindakan Pelajar bersama Guru Subjek (menggunakan Borang GPD)

1. Borang Graf Prestasi Diri (GPD) perlu dimiliki oleh setiap pelajar mengikut bilangan subjek yang diikuti. Borang ini seharusnya dibina secara manual oleh pelajar dengan bimbingan Guru Subjek setiap kali selepas sesuatu ujian (sebaik-baiknya ketika memulangkan kertas ujian yang telah siap diperiksa). Pembinaan secara manual (dengan mewarnakan palang pada ketinggian yang sesuai) akan dapat menyedarkan pelajar tentang halatuju yang perlu dicapai dalam subjek berkenaan (jika GPD dijana secara auto, tidak akan memberi kesan yang mendalam kepada pelajar kerana pelajar tidak 'berinteraksi' dengan GPD masing-masing). Maka, Guru Subjek perlu mengambil kesempatan 'masa emas' ketika pelajar sedang membina dan memerhatikan GPD mereka masing-masing untuk menyuntik motivasi pelajar supaya lebih memberi perhatian pada subjek mereka.

2. Pada pendapat saya, adalah tidak merugikan menggunakan satu atau dua waktu pengajaran ketika memulangkan kertas ujian untuk berbincang dengan pelajar tentang prestasi semasa mereka. Dalam masa yang sama Guru Subjek membimbing pelajar melengkapkan Graf Prestasi Diri subjek berkenaan.

3. Pada Borang GPD, disediakan 3 ruang Graf Palang yang akan menggambarkan prestasi mereka dalam sesuatu subjek sepanjang 3 tahun sesi persekolahan. Perlu ditekankan bahawa GPD perlu disimpan sepertimana pelajar menyimpan Buku Rekod Kemajuan supaya prestasi pelajar dalam sesuatu subjek dapat dipantau bersama pelajar dan Guru Subjek.

Langkah 2: Proses merancang klinikal dan merekod perkembangan pelajar - Tindakan Guru Subjek (Menggunakan eForm HC-GS)

Proses merancang tindakan susulan (klinikal) perlu diambil oleh Guru Subjek (di bantu melalui program Panitia) kerana Guru Subjek lah yang amat mengenali prestasi pelajar mereka masing-masing. Tambahan pula Guru Subjek lah yang bertanggungjawab melaksanakan proses P & P di dalam kelas.

Penggunaan eForm HC-GS akan dapat membantu Guru Subjek mengenal pasti keupayaan setiap pelajar melalui sistem merekod yang sistematik. Penggunaan eForm HC-GS juga akan banyak menjimatkan masa Guru Subjek dalam proses menganalisa dan mengenalpasti keupayaan setiap pelajarnya. Adalah diharap masa yang dijimatkan tersebut dapat dimanafaatkan ke aktiviti-aktiviti pemulihan atau pengayaan.

Langkah-langkah penggunaan eForm HC-GS:

1. Setiap kali memulakan fail eForm HC-GS, helaian "MENU" akan dipaparkan. Lengkapkan maklumat asas yang diperlukan. Kemudian Guru Subjek perlu membuka fail eForm HC-KP yang telah dilengkapkan oleh Ketua Panitia supaya data-data yang berkenaan dapat di "Copy and Paste" masuk ke fail eForm HC-GS (untuk mengelakkan pemasukkan secara manual yang sudah pasti tidak digemari oleh Guru Subjek).

2. Klik tab helaian "ePelunjuran HC3", dan klik pada ruangan nama pelajar yang pertama. Jangan tutup fail ini.

3. Beralih ke fail eForm HC-KP, dan dalam helaian "Saring Kelas", klik pada ruangan Nama Kelas untuk memilih kelas anda. Klik butang "KEMASKINI" untuk mendapatkan output maklumat kelas tersebut. Klik butang "SALIN (COPY)" dan pilih menu "SALIN (COPY) NAMA & MARKAH".

4. Beralih ke fail eForm HC-GS (pastikan helaian "ePelunjuran HC3" dipaparkan), dan klik pada ruangan nama pelajar yang pertama dan seterusnya klik butang "Paste Value". Jika proses yang anda buat betul, nama dan markah TOV pelajar akan di "Paste" kan dalam ruangan yang betul. Proses seterusnya adalah untuk mendapatkan gred ETR setiap pelajar.

5. Beralih semula ke fail eForm HC-KP, klik butang "SALIN (COPY)" sekali lagi dan pilih menu "SALIN (COPY) GRED ETR".

6. Beralih ke fail eForm HC-GS (pastikan helaian "ePelunjuran HC3" dipaparkan), dan klik pada ruangan "Tukar Gred ke Markah Cadangan" untuk pelajar yang pertama dan seterusnya klik butang "Paste Value". Jika proses yang anda buat betul, gred ETR setiap pelajar akan di "Paste" kan dalam ruangan yang betul dan markah cadangan juga akan dipaparkan secara auto. Pada peringkat ini, fail eForm HC-KP bolehlah ditutup (close).

7. Sila teliti gred ETR tersebut, jika terdapat gred ETR yang perlu dibaiki (dinaikkan) mungkin kerana Guru Subjek yakin pelajar berkenaan berpotensi, sila ubah gred ETR berkenaan (namun gred ETR pelajar berkenaan di fail eForm HC-KP tidak perlu diubah).

8. Setelah berpuashati dengan gred ETR berkenaan, sila klik butang "UTILITI" dan pilih menu "IMPORT MARKAH CADANGAN" untuk menjana markah ETR setiap pelajar sesuai dengan gred ETR mereka secara auto. Markah-markah OTI juga akan dijanakan secara auto berdasarkan markah TOV dan bilangan ujian.

9. Dalam helaian "ePelunjuran HC3" juga telah tersedia ruangan-ruangan markah untuk beberapa siri ujian (AR1, AR2, AR3, AR4) yang bakal dilalui oleh pelajar. Ruangan untuk memasukkan gred keputusan sebenar (AR) juga disediakan untuk tujuan perbandingan.

10. Setiapkali selepas sesuatu ujian, Guru Subjek perlu memasukkan markah pelajar untuk digunakan menjana klinikal. Sebanyak 5 helaian klinikal yang terdiri daripada eKlinikal TOV dan eKlinikal Ujian 1 hingga Ujian 4.

11. Klinikal setiap ujian dijanakan melalui butang "UTILITI" dan pilih menu "JANA E-KLINIKAL" dan pilih nama ujian berkenaan. Data pelajar akan disusun berdasarkan prestasi yang paling rendah kepada yang paling tinggi. Kaedah ini akan dapat menarik perhatian secara terus kepada pelajar-pelajar yang lemah kerana kedudukan mereka dibahagian paling atas dalam senarai.

12. Guru Subjek boleh merekodkan sebab-sebab kelemahan / kekuatan yang dikenalpasti dan tindakan susualan yang bakal diambil dalam ruangan yang disediakan.

13. Tindakan susulan seterusnya adalah atas inisiatif Guru Subjek bersama Panitia di sekolah yang berkenaan. Penggunaan eForm Headcount hanya dapat memabantu dari segi penjimatan masa merancang dan seterusnya mengenalpasti kumpulan sasaran untuk tujuan pemulihan atau pengayaan sesuai dengan sasaran ETR panitia dan pelajar.

bersambung..

Langkah 1: Proses Merancang ETR - Tindakan Ketua Panitia (Menggunakan Fail eForm HC-KP)

Dalam langkah ini, penggunaan eForm HC-KP akan membantu Ketua Panitia untuk menjana data ETR Panitia dan ETR individu setiap pelajar berdasarkan rekod keputusan tahun-tahun lepas dan prestasi semasa pelajar (TOV). Langkah ini merupakan langkah yang kritikal dan ianya perlu dibuat dengan teliti supaya sasaran (ETR) yang ditetapkan adalah relevan untuk dicapai dengan prestasi pelajar tahun semasa yang dimiliki.

Lankah-langkah:

1. Setiap kali memulakan fail eForm, helaian "MENU" akan dipaparkan. Lengkapkan maklumat asas yang diperlukan.

2. Dalam helaian "Rekod Keputusan", sila masukkan senarai analisa keputusan tahun-tahun lepas yang terkini. Selain daripada merekod, helaian ini juga berfungsi mengesan keputusan tahun yang terbaik untuk dicabar dalam tahun semasa yang kemudiannya boleh dieksport ke Borang HC1. Sebanyak 10 ruangan disediakan yang mampu merekod pencapaian 10 tahun terkini.

3. Dalam helaian "TOV-ETR HC2", masukkan data markah TOV untuk setiap murid. Pastikan senarai pelajar berkenaan adalah yang terkini. Sila padam nama pelajar yang telah berpindah sekolah dan sebaliknya tambah maklumat pelajar yang baharu masuk.

3. Dalam helaian "eAnalisa HC1", sila tekan butan "IMPORT/JANA" yang disediakan dan pilih butang import untuk mengimport data "Keputusan terbaik" dan seterusnya import data TOV.

4. Kemudian tekan butang "IMPORT/JANA" dan pilih butang "JANA DATA ETR CADANGAN" untuk menjana data ETR cadangan. Ketua Panitia boleh mengubahsuai bilangan gred yang dicadangkan.

5. Setelah berpuashati dengan sasaran panitia (ETR Panitia) tersebut, Ketua Panitia perlu menjana data ETR individu setiap pelajar. Penggunaan eForm HC-KP mampu membantu menjana ETR setiap individu selaras dengan sasaran Panitia yang ditetapkan. Dalam helaian "TOV-ETR HC2", tekan butang "UTILITI" dan klik pada menu 'Import Gred ETR dari Borang HC1". Fail akan menjana gred ETR untuk setiap murid berdasarkan markah TOV dan sasaran Panitia. Sasaran ETR inilah yang perlu dicapai oleh setiap murid supaya ianya selari dengan sasaran Panitia. Justeru guru-guru perlu berusaha untuk membantu pelajar dalam usaha mencapai ETR individu melalui program-program yang sesuai berdasarkan kumpulan sasaran yang dibahagi-bahagikan berdasarkan TOV dan ETR.

6. Setelah gred ETR Panitia dan individu dijanakan diperingkat Panitia, maka sasaran tersebut perlu diperincikan kepada kelas-kelas yang terlibat supaya tindakan klinikal yang sesuai dapat diambil oleh Guru Subjek. Dalam helaian "ETR-TOV Kelas", klik butang "IMPORT KELAS". Fail eForm HC-KP akan memberi output analisa ETR dan TOV berdasarkan kelas dalam jadual yang berasingan. Kemudian input nama Guru Subjek setiap kelas berkenaan dalam ruangan yang disediakan.

7. Output dalam helaian "ETR-TOV Kelas" dengan jelas akan menunjukkan sasaran yang perlu dicapai oleh setiap Guru Kelas yang relevan dengan prestasi semasa pelajar dalam kelas berkenaan.

8. Senarai nama pelajar untuk setiap kelas boleh dijanakan di helaian "Saring Kelas". Dalam kekotak Nama Kelas, pilih nama kelas daripada senarai yang disediakan, kemudian klik butang "KEMASKINI" untuk menjana maklumat yang dikehendaki. Kemudahan "SALIN (COPY)" disediakan untuk memudahkan Guru Subjek menyalin (Copy) dan seterusnya memasukkan (Paste) data berkenaan ke eForm HC-GS untuk dibuat tindakan klinikal.

Cadangan: Setelah fail eForm HC-KP telah dilengkapkan, sebaik-baiknya salinan softcopy fail eForm HC-KP diberikan kepada setiap Guru Subjek untuk memudahkan mereka membuat tindakan susulan.

Carta Alir Proses Penggunaan Pakej eForm Headcount

Pakej eForm Headcount 2011 adalah borang-borang elektronik yang dibina menggunakan MS Excel 2003 untuk mengumpul data dan seterusnya memproses data-data tersebut untuk menghasilkan output yang diharapkan secara cepat, tepat dan mudah disimpan untuk rujukan semasa dan akan datang dan seterusnya diambil tindakan.

Pakej eForm Headcount untuk sekolah rendah terdiri daripada 6 fail MS Excel 2003 iaitu:

a) eForm Headcount KP (Ketua Panitia)
[sebagai Borang HC 1 dan HC2]

b) eForm Headcount KP-Matematik (Ketua Panitia Matematik)

[sebagai Borang HC 1 dan HC2]

c) eForm Headcount GS (Guru Subjek)

[sebagai Borang HC 3]

d) eForm Headcount GS - Matematik (Guru Subjek Matematik)

[sebagai Borang HC 3]

e) eForm Headcount SU (Setiausaha)

[sebagai Borang HC 4]

f) eForm Headcount GPD (Graf Prestasi Diri)

[sebagai Borang GPD]

Setiap fail dibina berasingan untuk membolehkan dikendalikan secara berasingan oleh mereka yang berkenaan namun data-data daripada suatu fail ke suatu fail boleh 'diimport' (melalui kaedah Copy & Paste) jika ianya releven. Contohnya, data dari helaian "Saring Kelas" pada fail eForm HC-KP boleh di paste masuk ke helaian ePelunjuran HC3 pada fail eForm HC-GS.

Fail eForm HC-KP(Mat) dan fail eForm HC-GS(Mat) dibina khas untuk Ketua Panitia dan Guru Subjek Matematik kerana subjek ini menggunakan sistem graf dalam menentukan gred yang betul. Justeru fail ini akan mempertimbangkan markah kedua-dua kertas (Kertas 1 dan Kertas 2) dalam menentukan gred. Ciri-ciri ini akan lebih memudahkan Panitia Matematik menganalisa dan merancang tindakan susulan ke kumpulan sasaran (setakat ini penulis belum menemui program headcount yang mampu mempertimbangkan kedua-dua kertas Matematik dalam menentukan markah ETR individu yang sesuai/relevan, inilah menyebabkan penulis bermotivasi menghasil pakej eForm Headcount untuk Matematik ini - boleh dijadikan sebagai bahan penghasilan untuk memohon Guru Cemerlang DG48 ....hehehe).

Pada awalnya, pakej eForm Headcount dibina atas permintaan rakan-rakan dari sekolah rendah supaya dapat mempermudahkan urusan pengiraan, perancangan dan penyimpanan rekod yang berkaitan dengan Program Headcount. Kini Pakej eForm Headcount juga terdapat dalam versi sekolah menengah.

Namun oleh kerana penulis tidak pernah mengikuti sebarang kursus/taklimat mengenai Program Headcount, semua konsep headcount yang penulis gunapakai adalah berdasarkan pemahaman penulis terhadap bahan-bahan edaran kursus yang diberi oleh rakan-rakan yang terlibat dengan kursus/taklimat Program Headcount dan juga kajian ringkas penulis melalui beberapa blog/website yang berkaitan. Oleh itu, jika rakan-rakan yang pernah mengikuti kursus/taklimat berkaitan Program Headcount menemui sesuatu konsep yang bercanggah dengan apa yang penulis gunakan, maka konsep pada rakan-rakanlah yang benar dan mohon dapat dimaklumkan segera kepada penulis untuk tujuan penambah baikan Pakej eForm Headcount ini.

Setting Macro MS Excel Untuk Menggunakan Pakej eForm Headcount

Fail-fail Pakej eForm Headcount yang dibina menggunakan MS Excel 2003 mengandungi arahan-arahan macro untuk memproses data supaya dapat dikeluarkan output yang diharapkan. Oleh yang demikian MS Excel pada PC / laptop pengguna perlulah disetkan (dicadangkan kepada "Low") supaya membenarkan perlaksanaan macro berkenaan.

Berikut langkah-langkah untuk setkan macro pada MS Excel:

1. MS EXCEL 2003:

Mulakan MS Excel (fail baru), dan klik turutan menu dan pilihan berikut:

Tools > Macro > Security > Low > OK

Tutup fail berkenaan (tak perlu save)

2. MS EXCEL 2007:

Mulakan MS Excel (fail baru), dan klik turutan menu dan pilihan berikut:

Office button > Excel Options > Trust Center > Trust Center Setting > Enable All Macros > OK > OK

Tutup fail berkenaan (tak perlu save)

3. MS EXCEL 2010:

Mulakan MS Excel (fail baru), dan klik turutan menu dan pilihan berikut:

File > Options > Trust Center > Trust Center Setting > Enable All Macros > OK > OK

Tutup fail berkenaan (tak perlu save)

Untuk memastikan macro telah disetkan dengan betul, menu pengenalan untuk pengguna berdaftar akan dipaparkan setiap kali fail eForm dibuka (open). Jika menu pengenalan tersebut tidak ditunjukkan, maka arahan setkan macro ke level yang sesuai belum berjaya. Image di atas menunjukkan contoh menu pengenalan eForm HC-KP 2011.